Innovare contro COVID-19: novità normative in Italia per favorire imprese e imprenditori in una battaglia su economia e lavoro. Non fermarsi pur restando a casa (aggiornamento 6 aprile)
Il coronavirus è sicuramente la più grande sfida che il mondo affronta dopo la seconda guerra mondiale. E' una sfida moderna poiché coinvolge le nazioni più industrializzate e connesse toccando sia la vita e la salute degli uomini, sia l'economia. Sono, appunto, questi due principi costituzionalmente garantiti (la tutela della salute pubblica da un lato e la tenuta del sistema economico dall'altro) che si trovano oggi contrapposti a causa di questa emergenza.
Le misure adottate fino ad ora da governi di tutto il mondo sono da una parte la segregazione a casa dei cittadini per limitare i contagi, dall'altra misure che possano consentire il piu' possible di continuare il proprio lavoro.
Il Coronavirus cambia le nostre abitudini e rivoluziona il modo di lavorare. Uno degli aspetti che emerge è sicuramente una spinta - la più grande che le nostre generazioni possano aver visto fino ad oggi in Italia - ad innovare ed a farlo VELOCEMENTE.
In questo articolo descriveremo le principali misure (e semplificazioni) adottate fino ad oggi dal legislatore italiano per il cuore pulsante dell'economia in Italia: le imprese e gli imprenditori. Aggiorneremo l'articolo col progredire della situazione.
Serve modificare lo statuto? No, quanto detto è possibile anche se lo statuto nulla prevede al riguardo, senza necessità di preventiva modifica statutaria e per tutto il periodo di durata dell’emergenza Coronavirus (almeno fino al 31 luglio 2020).
E’ importante, tuttavia, che:
Google Voice/Hangout è l'alternativa gratuita di Google particolarmente indicato per le organizzazioni che utilizzano la suite Google Apps o se ci sono diversi partecipanti che hanno un account Gmail personale. Microsoft ha la sua alternativa così come WebEx di Cisco.
Non è necessario che si trovino nello stesso luogo il presidente della Assemblea ed il Notaio, tuttavia sarebbe preferibile che entrambe queste figure abbiano accesso ad un collegamento stabile ed affidabile, meglio se su fibra e con una consolle che permetta di moderare il dialogo tra i partecipanti dando la parola a chi chiede di fare un intervento e mettendo in 'mute' coloro che si collegano con rumori di fondo.
Ancillari possono essere tecnologie di cloud sharing come Box, Dropbox, Google drive per condividere documenti. Gli accorgimenti in questo caso sono l'impostazione dei 'diritti' di accesso ai documenti (modifica, lettura, condivisione) per garantire la condivisione a tutti i partecipanti all'assemblea pur proteggendo le informazioni da modifiche o documenti riservati. Queste tecnologie rappresentano anche un potente strumento per raccogliere documenti in remoto e in tempo reale. Ad esempio l'app di Google Drive recentemente si è arricchita di una funzionalità per trasformare il cellulare in uno scanner di alta qualità sfruttando le telecamere ad alta risoluzione e intelligenza artificiale presenti nei recenti dispositivi mobile.
Se necessario siamo felici di aiutare rispondendo alle domande di professionisti ed imprese sia con riferimento agli aspetti tecnici che di processo.
Se – ad esempio – l’esercizio sociale si è chiuso al 31 dicembre 2019, l’organo amministrativo può convocare la assemblea per la approvazione del bilancio entro il 28 giugno 2020.
PROCURE DIGITALI. A causa delle restrizioni alla circolazione di cui all'ultimo DPCM, in questo periodo di emergenza è possibile stipulare esclusivamente atti urgenti ed indifferibili. In tal caso, se si è impossibilitati a presenziare alla stipula, si può rilasciare una procura speciale ad una persona di fiducia che presenzierà all'atto in sostituzione della parte impossibilitata e seguendo le istruzioni contenute nella procura.
La procura speciale ha dei costi contenuti: non va registrata e si paga una marca da bollo da 16 euro per ogni 100 righe, oltre agli oneri notarili. Tuttavia tale procura può essere utilizzata per un solo atto.
Se si vuole - al contrario - un utilizzo plurimo, occorrerà fare una procura valevole per una categoria di atti che sarà registrata in Agenzia delle Entrate pagando 200 euro di imposta di registro e 45 euro di bollo, oltre agli oneri notarili.
In entrambi i casi il Notaio che riceve la procura può inviarla via pec direttamente al Notaio incaricato di stipulare l'atto finale, in modo da velocizzare il processo ed evitare di recarsi presso gli uffici postali.
TESTAMENTI. L'opzione migliore e consigliabile deve essere sempre la soluzione di richiedere un testamento pubblico, cioè un testamento scritto dal Notaio, al quale le parti affidano le loro ultime volontà. Per il testamento pubblico, tuttavia, è necessaria la presenza, oltre al Notaio, di due testimoni. In questo periodo di emergenza, vi può essere la necessità di fare testamento in situazione di urgenza tale da non consentire la presenza e la facile reperibilità di due persone che assistano all'atto quali testimoni. In tal caso, quando non ci sono le condizioni per un testamento pubblico, le persone che sono in grado di scrivere da sé possono sempre richiedere al Notaio una consulenza telefonica o in videoconferenza al fine di ricevere assistenza per la stesura di un testamento olografo e/o richiedere ogni chiarimento necessario.
Il testamento olografo è scritto di pugno dal testatore (non al computer!) e deve contenere la data e la sua firma. Può essere depositato presso un Notaio di fiducia in qualsiasi momento - sia durante che successivamente allo stato di emergenza. Si possono scrivere più testamenti olografi, anche in momenti diversi ed - in questo caso - sarà l'ultimo a prevalere, a meno che risulti che un testamento abbia integrato l'altro, senza volerlo sostituire.
Antonietta Demaio, Notaio
notaio@demaio.co
Il coronavirus è sicuramente la più grande sfida che il mondo affronta dopo la seconda guerra mondiale. E' una sfida moderna poiché coinvolge le nazioni più industrializzate e connesse toccando sia la vita e la salute degli uomini, sia l'economia. Sono, appunto, questi due principi costituzionalmente garantiti (la tutela della salute pubblica da un lato e la tenuta del sistema economico dall'altro) che si trovano oggi contrapposti a causa di questa emergenza.
Le misure adottate fino ad ora da governi di tutto il mondo sono da una parte la segregazione a casa dei cittadini per limitare i contagi, dall'altra misure che possano consentire il piu' possible di continuare il proprio lavoro.
Il Coronavirus cambia le nostre abitudini e rivoluziona il modo di lavorare. Uno degli aspetti che emerge è sicuramente una spinta - la più grande che le nostre generazioni possano aver visto fino ad oggi in Italia - ad innovare ed a farlo VELOCEMENTE.
In questo articolo descriveremo le principali misure (e semplificazioni) adottate fino ad oggi dal legislatore italiano per il cuore pulsante dell'economia in Italia: le imprese e gli imprenditori. Aggiorneremo l'articolo col progredire della situazione.
ASSEMBLEE IN VIDEOCONFERENZA
Il Decreto “Cura Italia” n. 18/2020 prevede, all’art. 106 comma 2, che le assemblee delle società di capitali e cooperative possano svolgersi in collegamento audio-video conferenza. Tutti, quindi, possono collegarsi e partecipare da casa o ufficio, alle assemblee sia ordinarie che straordinarie così come alle riunioni di organi amministrativi o di controllo.Serve modificare lo statuto? No, quanto detto è possibile anche se lo statuto nulla prevede al riguardo, senza necessità di preventiva modifica statutaria e per tutto il periodo di durata dell’emergenza Coronavirus (almeno fino al 31 luglio 2020).
E’ importante, tuttavia, che:
- la possibilità di partecipazione a distanza ed i mezzi di telecomunicazione utilizzati siano chiaramente indicata nell’avviso di convocazione;
- gli stessi mezzi di telecomunicazione adottati siano idonei a:
- garantire l’identificazione dei partecipanti
- la loro partecipazione alla discussione sugli argomenti all’ordine del giorno
- l’esercizio effettivo del diritto di voto
Google Voice/Hangout è l'alternativa gratuita di Google particolarmente indicato per le organizzazioni che utilizzano la suite Google Apps o se ci sono diversi partecipanti che hanno un account Gmail personale. Microsoft ha la sua alternativa così come WebEx di Cisco.
Non è necessario che si trovino nello stesso luogo il presidente della Assemblea ed il Notaio, tuttavia sarebbe preferibile che entrambe queste figure abbiano accesso ad un collegamento stabile ed affidabile, meglio se su fibra e con una consolle che permetta di moderare il dialogo tra i partecipanti dando la parola a chi chiede di fare un intervento e mettendo in 'mute' coloro che si collegano con rumori di fondo.
Ancillari possono essere tecnologie di cloud sharing come Box, Dropbox, Google drive per condividere documenti. Gli accorgimenti in questo caso sono l'impostazione dei 'diritti' di accesso ai documenti (modifica, lettura, condivisione) per garantire la condivisione a tutti i partecipanti all'assemblea pur proteggendo le informazioni da modifiche o documenti riservati. Queste tecnologie rappresentano anche un potente strumento per raccogliere documenti in remoto e in tempo reale. Ad esempio l'app di Google Drive recentemente si è arricchita di una funzionalità per trasformare il cellulare in uno scanner di alta qualità sfruttando le telecamere ad alta risoluzione e intelligenza artificiale presenti nei recenti dispositivi mobile.
Se necessario siamo felici di aiutare rispondendo alle domande di professionisti ed imprese sia con riferimento agli aspetti tecnici che di processo.
PROROGA APPROVAZIONE DEL BILANCIO
Il Decreto “Cura Italia” n. 18/2020 prevede, inoltre, all’art. 106 comma 1, che indipendentemente da ogni previsione dello statuto, il termine per la convocazione della assemblea finalizzata alla approvazione del bilancio delle società di capitali e cooperative è di 180 giorni (in luogo degli ordinari 120) dalla chiusura dell’esercizio.Se – ad esempio – l’esercizio sociale si è chiuso al 31 dicembre 2019, l’organo amministrativo può convocare la assemblea per la approvazione del bilancio entro il 28 giugno 2020.
ALTRE OPERAZIONI GESTIBILI A DISTANZA
DICHIARAZIONE DI SUCCESSIONE. L'agenzia dell'entrate ha completato il processo per la dichiarazione telematica. Gli imprenditori, e non solo, possono inviare la documentazione in forma digitale al Notaio via Whatsapp, email o caricando i file su un servizio cloud sharing. Il Notaio fatte le necessarie verifiche potrà a sua volte compilare il file XML e presentare la dichiarazione di successione in Agenzia Entrate.
PROCURE DIGITALI. A causa delle restrizioni alla circolazione di cui all'ultimo DPCM, in questo periodo di emergenza è possibile stipulare esclusivamente atti urgenti ed indifferibili. In tal caso, se si è impossibilitati a presenziare alla stipula, si può rilasciare una procura speciale ad una persona di fiducia che presenzierà all'atto in sostituzione della parte impossibilitata e seguendo le istruzioni contenute nella procura.
La procura speciale ha dei costi contenuti: non va registrata e si paga una marca da bollo da 16 euro per ogni 100 righe, oltre agli oneri notarili. Tuttavia tale procura può essere utilizzata per un solo atto.
Se si vuole - al contrario - un utilizzo plurimo, occorrerà fare una procura valevole per una categoria di atti che sarà registrata in Agenzia delle Entrate pagando 200 euro di imposta di registro e 45 euro di bollo, oltre agli oneri notarili.
In entrambi i casi il Notaio che riceve la procura può inviarla via pec direttamente al Notaio incaricato di stipulare l'atto finale, in modo da velocizzare il processo ed evitare di recarsi presso gli uffici postali.
TESTAMENTI. L'opzione migliore e consigliabile deve essere sempre la soluzione di richiedere un testamento pubblico, cioè un testamento scritto dal Notaio, al quale le parti affidano le loro ultime volontà. Per il testamento pubblico, tuttavia, è necessaria la presenza, oltre al Notaio, di due testimoni. In questo periodo di emergenza, vi può essere la necessità di fare testamento in situazione di urgenza tale da non consentire la presenza e la facile reperibilità di due persone che assistano all'atto quali testimoni. In tal caso, quando non ci sono le condizioni per un testamento pubblico, le persone che sono in grado di scrivere da sé possono sempre richiedere al Notaio una consulenza telefonica o in videoconferenza al fine di ricevere assistenza per la stesura di un testamento olografo e/o richiedere ogni chiarimento necessario.
Il testamento olografo è scritto di pugno dal testatore (non al computer!) e deve contenere la data e la sua firma. Può essere depositato presso un Notaio di fiducia in qualsiasi momento - sia durante che successivamente allo stato di emergenza. Si possono scrivere più testamenti olografi, anche in momenti diversi ed - in questo caso - sarà l'ultimo a prevalere, a meno che risulti che un testamento abbia integrato l'altro, senza volerlo sostituire.
Antonietta Demaio, Notaio
notaio@demaio.co
